Секретарь и начальник отношения

Миф о красивой секретарше: кого на самом деле ищут руководители

Секретарь и начальник отношения

2013-09-20T07:52Z

2013-09-20T09:26Z

https://ria.ru/20130920/964568886.html

https://cdn24.img.ria.ru/images/92112/25/921122598_0:132:2616:1613_1036x0_80_0_0_02ecc4fe336ff6b8aadb3978825f5199.jpg

РИА Новости

https://cdn22.img.ria.ru/i/export/ria/logo.png

РИА Новости

https://cdn22.img.ria.ru/i/export/ria/logo.png

07:52, 20 сентября 2013

3959

Не самое высшее образование, красивые ноги и мини-юбка – такое представление обывателей о секретарше является абсолютным мифом, уверяют рекрутеры и директора новосибирских компаний. По их словам, секретарь – незаменимый сотрудник, который может и часть работы директора выполнить, и любую конфликтную ситуацию разрешить.

НОВОСИБИРСК, 20 сен — РИА Новости, Елена Жукова. Не самое высшее образование, красивые ноги и мини-юбка — такое представление обывателей о секретарше является абсолютным мифом, уверяют рекрутеры и директора новосибирских компаний. По их словам, секретарь — незаменимый сотрудник, который может и часть работы директора выполнить, и любую конфликтную ситуацию разрешить.

В 2005 году инициативная группа секретарей из Москвы, Санкт-Петербурга, Новосибирска и ряда других городов при поддержке журнала “Секрет@рь” выступила с инициативой учредить профессиональный праздник. С тех пор в третью пятницу сентября в России отмечается День секретаря.

Длинноногая красотка?

Модельная внешность, недалекий ум и неформальные отношения с начальством — образ секретарши на киноэкране, а также в представлении многих обывателей, кому никогда не был нужен секретарь.

По мнению психолога Татьяны Панцуркиной, красивая глупышка в приемной — это абсолютный миф, но сформирован он и на основе некоторых объективных требований к профессии, таких как приятная внешность и голос.

“Это же действительно визитная карточка руководителя, в какой-то степени ему нужно, чтобы в его “доме” приятно принимали гостей, если отказывали, то не возникало никаких конфликтов. С красивым человеком проще не конфликтовать, а хочется разговаривать или выстроить хорошие отношения. Я считаю, это объективное условие, которое связано с этой должностью”, — сказала Панцуркина.

По словам директора и управляющего партнера кадрового “Агентства ИМИКОРС” Татьяны Омской, руководители обычно ищут секретарей опрятных, без явных недостатков внешности, с хорошей дикцией, но совсем не обязательно модельной внешности.

“Каких-то особых параметров нет. Был у меня в жизни один случай, когда один руководитель мечтательно говорил, что взял бы мулатку или негритянку к себе секретарем. Мы по понятным причинам не стали по этой вакансии работать.

С тех пор я таких оголтелых требований не слышала”, — сказала Омская.

Директор кадрового агентства “Рабочие руки” Ксения Сиротина развенчивает другой миф — что руководители непременно предпочитают вчерашних выпускниц вуза.

“Девушка 22-х лет, чем она можем помочь реально действующему руководителю? Она ни один вопрос не может ни согласовать, ни решить. Ему нужен человек, который все время на подхвате. Чтобы ему сказал, и человек понял, что ему делать и как. В 20 лет просто нет жизненного опыта, который бы позволял решать эти вопросы”, — поясняет Сиротина.

По словам рекрутеров, чаще всего руководители предпочитают брать секретарш старше 30 лет — у них есть опыт работы, они более стабильны, так как уже “устоялись в своих карьерных устремлениях”.

Служебный роман

Роман между секретаршей и директором — один из самых популярных сюжетов пикантных анекдотов. Большая часть опрошенных мужчин — руководителей комментировать эту тему не захотели. Так, генеральный директор “Сибирской юридической компании” Сергей Карпекин, сказал коротко: “что, начальству заняться на работе нечем?!”.

“Наверное, бывают и такие секретари, и такие руководители, которые ровно это (близкие отношения) подразумевают. К счастью, к нам в кадровое агентство такие заказчики не обращались, и даже тот случай с мулаткой — это больше было такое немного шутливое высказывание”, — объясняет Омская.

Однако некоторые соискательницы должности секретаря рассказывают обратное. Например, Екатерина Слесарева поделилась, что после размещения резюме к ней стали поступать не только “рабочие предложения”.

“На самом деле, очень много я получила откликов на свое резюме с непонятными предложениями. Первый отклик — мужчина предлагает купить мое нижнее белье.

Приходили ответы, что директору нужен не только секретарь, но и девушка, которая будет везде его сопровождать, в том числе, с гостиницей и так далее”, — уточнила Слесарева.

Поэтому, по ее словам, она ищет начальника — женщину или мужчину в пожилом возрасте.

Психолог Татьяна Панцуркина уверена, что если между секретарем и директором возникают личные отношения, то это связано не только с изначальным требованием к сотруднику, но и с тем, что они много времени проводят вместе.

“Поводов доверять, помогать, поддерживать, заботиться у этой профессии много. И руководители порой могут расценивать это как нечто большее, чем работа, поэтому могут позволить себе большее”, — сказала Панцуркина.

Не только кофе

Еще один стереотип, связанный с обязанностями секретаря, — достаточно умения общаться по телефону и варить кофе.

“Эта работа требует квалификации, мозгов, кофе приносить тоже Обязательно высшее образование, знание языка, владение всеми средствами оргтехники, интернет, компьютер, знание основ кадровых вопросов, деловая этика”, — комментирует Карпекин.

Он отмечает, что также секретарь должен уметь общаться с людьми, определять какие звонки важные, а какие нет, уметь правильно их переадресовать.

“Я считаю, хороший секретарь облегчает работу руководителя, освобождает ему время для более важных и нужных дел. Если секретарь некомпетентный и неквалифицированный, то руководителю половину его работы приходится делать самому”, — говорит собеседник.

Генеральный директор компании “VIP-Service” Александр Сердцев также считает, что для работы секретарем необходимо, в первую очередь, высшее образование и такие личностные черты как ответственность и внимательность.

“Исполнительность, надежность, качественная работа: в плане “я забыла, я не запомнила” — такое не приветствуется вообще. Конечно, должна разбираться в трудовом законодательстве.

Само собой речь должна быть поставлена грамотная”, — перечислил свои требования к секретарю Сердцев.

Слесарева утверждает, что легкой эта работа выглядит только со стороны.

“На самом деле это абсолютно нелегкая профессия, потому что это правая рука директора. Большинство обязанностей, с которым он не успевает справиться: организовать совещание, договориться с кем-то, переговоры куда-то перенести — это все ложится на плечи секретаря”, — говорит собеседница.

Также она не согласна с распространенным мнением, что должность секретаря неперспективная, так как нет возможности карьерного роста.

“Секретарям немало платят, офис-менеджер сейчас в среднем получает 20 тысяч рублей, секретарь — в два раза больше. Нет карьерного роста, но получаешь навыки и опыт, можно работать в какой-то хорошей компании. Необязательно же девушка должна быть бизнесвумэн, точно также у бухгалтера нет никакого карьерного роста, кроме как стать главным бухгалтером”, — поясняет она.

По оценке Омской, заработная плата секретаря в Новосибирске варьируется от 10 до 40 тысяч рублей в зависимости от круга его обязанностей и компании.

“Хороший секретарь — это такой же дефицит и такой же ценный кадр, как хороший менеджер по продажам или хороший бухгалтер. Каждый на своем месте очень серьезные функции выполняет. Поэтому я отношусь не очень к этим мифам, и очень жаль, что эта работа иногда оплачивается гораздо ниже, чем должна быть”, — говорит рекрутер.

Источник: https://ria.ru/20130920/964568886.html

Особенности взаимодействия: секретарь и руководитель. Статья. Все Тренинги .ру

Секретарь и начальник отношения

Днём рождения должности секретаря можно считать 27 февраля 1720 года. Именно тогда впервые заговорили о “секретарском чине”. Государь Петр I подписал в этот день Генеральный регламент государственных коллегий.

“При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить”.

Петр решительно был настроен против “волокиты” (понятия, обозначающего затянутое, длительное решение вопроса) и, как закономерность, стал предъявлять высокие и строгие требования к секретарям.

Результат решения того или иного дела зависел, в значительной степени, от того, как его доложит секретарь, который обязан был быть образованным, хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, знать своё дело до тонкостей. Таким образом, Генеральный регламент можно считать “прародителем” современного российского делопроизводства.

Секретарь сегодня

Понятие секретарь сегодня достаточно объёмное и сложное.

Существует большое количество должностей, которые, в общем-то, можно свести к одному кругу функциональных обязанностей — от технического секретаря и секретаря подразделения до секретаря-помощника руководителя, секретаря организации, от секретаря-референта до учёного секретаря, секретаря коллегии и тому подобного. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и учёной степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

В последнее время профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре замыкаются внутренние и внешние коммуникации предприятия. Секретарь выступает связующим звеном между руководителем предприятия и деловыми партнёрами и заказчиками. Секретарь — лицо учреждения.

По его работе и поведению судят о целом предприятии. Он — первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Он первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель.

Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнёров и клиентов фирмы.

Задачи секретаря

Одна из главных задач секретаря — быть чутким посредником между руководителем и подчинёнными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий.

Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приёма их руководителем; помочь составить необходимый документ и так далее. Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия.

Подчас, в некоторых случаях, секретарь вынужден выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чётко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

Сейчас весь мир переживает время информационного бума. Информация поступает отовсюду — из газет и журналов, из локальных и глобальных компьютерных сетей, из книг и электронных баз данных.

Одной из самых важных задач и, пожалуй, особенностей эффективного секретаря является успешное ориентирование в этом информационном море, знание, где и как искать нужную информацию. Отвечая по телефону, организуя совещания, презентации, переговоры, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий.

Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.

Основные принципы секретарского дела можно изучить за относительно небольшой отрезок времени, но вот настоящее мастерство приходит в результате проб и ошибок только с годами. Секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела, приобретая необходимые навыки, доводя их до автоматизма, постоянно повышая свой профессиональный уровень.

Секретарь — руководитель

Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель — секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности.

Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарём удаётся, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Прекрасно, если в самом начале состоится вводная беседа с руководителем, во время которой руководитель прояснит все интересующие секретаря моменты, касающиеся порядка выполнения работ в организации, определяющие принципы совместной деятельности.

Обычно инициатива проведения такой беседы принадлежит руководителю, но не будет считаться неправильным, если и сам секретарь попросит руководителя о возможности организации такой беседы.

В результате секретарь должен постараться определить для себя все нюансы работы с будущим боссом, начиная от его требований к ведению дел, общению с партнёрами, заказчиками, коллегами, подчинёнными и заканчивая его личными привычками.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы.

После вводной беседы секретарь знакомится с особенностями данной организации и определяет последовательность всех операций при выполнении своих функциональных обязанностей на предприятии. Для того чтобы взаимоотношения руководитель — секретарь успешно развивались, важно научиться правильно устанавливать регламент работы.

В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личности руководителя и личности секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приёма посетителей, время ухода с работы.

Следует обратить внимание на тот факт, что не все руководители рационально планируют своё рабочее время. Оказать руководителю помощь в этом вопросе — важная задача для секретаря. Стоит ненавязчиво, но последовательно постараться воспитать потребность в планировании времени.

Для этого можно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день, на неделю, на месяц вперёд. Делать это удобнее всего во время доклада о текущих делах и корреспонденции. Иногда на практике секретарь встречается с вопросами необязательности руководителя в отношении информации о месте его пребывания. Данную проблему можно решить.

Секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернётся.

Если руководитель не привык определять временные рамки своего отсутствия, секретарь должен пояснить, что возникают различные ситуации, когда знание времени прибытия руководителя необходимо, либо определить с руководителем варианты ответов на вопрос о том, когда появится руководитель в тех или иных случаях.

Если же речь идёт об обеде, то следует отметить, что время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Очень важно тактично относиться к личностным особенностям руководителя, к его привычкам, а также стараться проявлять заботу о руководителе, о его потребностях, но ненавязчиво и строго в определённых рамках. Если руководитель доверяет секретарю выполнение каких-либо личных просьб, например, покупку подарков или решение организационных вопросов для своей семьи, то секретарь должен относиться к выполнению таких просьб внимательно, но без преувеличенного усердия, “не перегибая палку”.

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками.

Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения беседы.

Эти качества не просто необходимы секретарю, они позволяют ему свободно выходить из трудных ситуаций.

Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя. Эффективный секретарь, как правило, отличается инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит состояние дел на предприятии. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы.

Сегодня при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведёт переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приёма руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов.

Как показали исследования, проведённые у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоёмок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности и подготовленности.

С появлением персональных компьютеров, упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

Для того чтобы быть всегда на требуемом уровне подготовки, секретарю стоит следить за появляющимися новинками в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Эта информация доступна, её можно почерпнуть из специализированных журналов и газет, нормативных актов и различных пособий по этим вопросам.

Сегодня “секретарский чин” в нашей стране переживает возрождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и необходимостью использовать в бизнесе высоких технологий.

Значительно возрастает доля ответственности секретарского работника в новых условиях, повышается уровень его значимости в каждодневной деятельности фирмы.

От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании.

Источник: https://VseTreningi.ru/articles/osobennosti_vzaimodeystviya_sekretar_i_rukovoditel/

Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации

Секретарь и начальник отношения

19.06.2018

Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.

Секретарь и руководитель

  1. Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
  2. Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
  3. Профессиональный секретарь, соблюдающий этикет, не допускает фамильярности в общении с руководителем и обращается к нему строго на «Вы».
  4. Желательно проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе, например, подать любимое кофе.
  5. Планировать рабочий день руководителя.

    Быть в курсе рабочих привычек и предпочтений начальника: как рано приходит, во сколько и с кем обедает, как любит отдыхать.

  6. Следить за событиями в личной жизни начальника, например: напоминать о Днях рождения его родственников, юбилеях, других значимых датах.

  7. Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.
  8. Соблюдать конфиденциальность

Приветствие

Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо приветствовать, вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку  для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.

Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.

По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.

Внешний вид согласно этикету

Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.

Одежда

Во многих фирмах существует свой дресс-код. Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.

  • Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
  • Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
  • Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
  • Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
  • Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
  • Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.

Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.

Украшения и аксессуары

Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.

Аксессуары подобрать соответственно костюму:

  • элегантная сумочка,
  • ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
  • если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
  • часы не электронные с кожаным ремешком,
  • телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
  • Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.

Прическа

В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.

Макияж

  • Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
  • Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.

Парфюм

Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.

Будь готов

  • Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
  • Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.

Этикет общения секретаря по телефону

В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания телефонного этикета. Предлагаем несколько важных моментов и правил.

Звонят Вам:

  1. Трубку снимать после первого или второго звонка.
  2. Представьтесь, назвав свое имя и должность.
  3. Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
  4. Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
  5. При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
  6. Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
  7. Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.

Звоните Вы:

  1. Выберите удобное для собеседника время звонка.
  2. Четко сформулируйте цель звонка.
  3. Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
  4. Избегайте длинных монологов.
  5. Ведите запись основных результатов разговора.
  6. Результатом должны быть конкретные договоренности.

Организация совещаний согласно деловому этикету

При организации совещания необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания.

О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.

Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту.  Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.

Прием посетителей секретарем по этикету

  • Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
  • Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
  • Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
  • Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
  • По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
  • Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
  • Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

  1. Уважение к старшим коллегам
  2. Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
  3. Исключить фамильярность и панибратство
  4. Быть предупредительным и сдержанным
  5. Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов

Заключение

Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.

Деловой этикет секретаря на рабочем месте. Советы и рекомендации Ссылка на основную публикацию

Источник: https://etiketo.ru/professionalnyj-etiket/etiket-sekretarya

Начальник и секретарь отношения

Секретарь и начальник отношения

  • тихоня – робкая, застенчивая, редко высказывает свое мнение;
  • женщина-мать – накормит пирогами, выслушает жалобы и утешит. Казалось бы, идеальна, но абсолютно не привлекательна для сильных мужчин;
  • хищница – сексуальная энергия бьет из нее ключом. Это красивая и ухоженная девушка, которая знает, чего хочет. С ней не соскучишься!
  • типичный босс – жесткая и волевая, может составить конкуренцию руководителю;
  • соратник – целеустремленна, самодостаточна, умна, надежна и с чувством юмора;
  • ребенок – избалована и капризна, кажется слабым и беззащитным существом, которого надо оберегать.
  • демонстрируйте уважение. Поинтересуйтесь, какие у босса есть достижения, и покажите, что вы этим восхищаетесь;
  • слушайте. Принимайте к сведению все советы и следуйте им;
  • делайте свою работу качественно – профессионалов всегда ценят;
  • будьте тактичны, вежливы и приветливы;
  • не проявляйте навязчивость – это отпугивает;
  • выполняйте просьбы и нестандартные поручения руководителя.

Удобно расположенные сенсорные кнопки на пульте директора позволяют оперативно управлять функциями переговорного устройства. Для включения громкоговорящей связи необходимо просто прикоснуться к кнопке TALK, а для выключения повторно коснуться этой клавиши.

Для удобства управления функциями офисной связи, часто используемые функции вынесены на передний план переговорного устройства, а управление громкостью и чувствительностью расположены по бокам пульта. В обновленной модели переговорного устройства директор-секретарь STELBERRY D-700, появился дополнительный вариант управления связью в пульте директора.

Если нажать и удерживать клавишу TALK более 1,5 секунд, то при ее отпускании связь прекращается. Это очень удобно, когда общение между директором и секретарем носит непродолжительный характер.

Основным преимуществом сенсорного меню является неограниченное количество нажатий на кнопки и как следствие высокая надежность переговорного устройства громкой связи. Также сенсорное управление обеспечивает надежную защиту пульта от попадания влаги. Сенсорные клавиши настроены таким образом, что для управления устройством достаточно легкого прикосновения.

— при ведении переговоров не должны вставать вопросы типа, «не надо ли подстроить усиление?», «с какого расстояния разговаривать?», «не надо ли приблизиться к микрофону?». Чтобы комфортно общаться, занимаясь при этом еще и другими делами, громкоговорящее переговорное устройство должно обеспечивать хорошую связь на удалении пользователя от него в пределах от 0,7 до 2- 3 метров .

— в процессе разговора не должны задействоваться руки, т.е. связь должна быть громкая, двусторонняя, автоматическая, так как дуплексные громкоговорящие переговорные устройства капризны и практически мало используются, широко применяется полудуплексная громкоговорящая связь;

Взаимодействие руководителя с секретарем

Обычно взаимоотношения руководителя и секретаря складываются следующим образом: или руководитель наилучшим образом использует способности своего секретаря и дает ему широкую инициативу, или он не хочет выявить и использовать способности своего секретаря, довольствуясь тем, что есть.

Чтобы взаимоотношения «руководитель — секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы.

В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря.

К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Во второй части курсовой работы рассмотрено взаимодействие руководителя и секретаря на предприятии.

Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива, а секретарь — это лицо предприятия.

Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Интересное:  Максмимальный Срок Наказания За 228

Труд в любой отрасли, на любом уровне, имеет комплексный характер.

В нем сочетаются особенности труда высококвалифицированного специалиста, организатора, способного правильно и всесторонне оценивать складывающуюся обстановку, разрабатывать и приносить правильные управленческие решения с учетом психологических, социальных и других факторов. Все это определяет и комплексный характер профессии, и специфику деятельности, и социально-психологические особенности труда руководителя.

Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками

По подсчётам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объёму.

Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка)и работу с документами (делопроизводитель).

Секретарём выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания приём посетителей, работа с телефоном и т.д.

В любой фирме можно встретить сотрудников, имеющих сложный характер, неуживчивых, с плохими манерами, общаться с которыми крайне сложно. Обязанность секретаря — проявить к ним такое же вежливое и доброжелательное отношение, как и к сослуживцам, которые нравятся.

Следует помнить, что основа подлинного этикета является аксиома, что любой человек заслуживает уважения уже за то, что он принадлежит вместе с вами к одной общечеловеческой расе.

Помните, что вы на работе и должны быть со всеми одинаково вежливы, тактичны, заботится о хорошей репутации своего учреждения

Наименование организации или структурного подразделения включает реквизит «наименование министерства или ведомства». Все наименования приводятся в именительном падеже последовательно, один под другим.

Сокращенные наименования вышестоящих организаций, если таковые установлены, на бланках этих организаций приводятся в скобках под полным наименованием организации.

Подведомственные организации в своих бланках могут приводить вместо полного сокращенное наименование вышестоящих организаций (примеры сокращенных наименований: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации и т. п.).

Подводя итоги: под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.

Взаимодействие руководителя и секретаря

Секретарь не должен спрашивать, зачем его вызвал начальник; не считать, что уход домой после окончания работы – законное право; не открывать сумочку с косметикой за рабочим столом, в работе полагаться только на себя; не использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день; беря телефонную трубку не говорить «алло», а назвать учреждение; не набирать телефонный номер карандашом, не заставлять посетителей стоять у стола; не передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем.

Во взаимоотношениях с руководителем секретарю необходимы такт, преданность, предусмотрительность и инициатива. Существует две модели взаимодействия.

Первая предусматривает предоставление секретарю широкой инициативы и использование наилучшим образом его способностей. Вторая – восприятие и согласие с проявлением деловых качеств секретаря, попытками принимать отдельные управленческие решения.

Одна из ошибок секретарей состоит в проявлении самонадеянности и всезнайства. Для секретаря руководителя недопустимы серьезные промахи.

Интересное:  Детей выписать из квартиры

Этикет руководителя, этикет секретаря

Руководитель любого ранга, особенно первое лицо организации, входя в служебное помещение, должен приветствовать всех, кого он встретит, будь то охранник, уборщица, которая несколько замешкалась и не успела к началу рабочего дня завершить уборку, или другие сотрудники.

Руководитель, первым заметивший и первым поздоровавшийся с кем-либо из своих подчиненных – очень приятное явление, и подчиненный, с которым руководитель поздоровался первым, будет испытывать чувства благодарности, признательности к руководителю, что является залогом хорошей работы.

Организует подачу чая и кофе обычно секретарь, непосред-ственно подает тоже секретарь или специально выделенный для этого человек. Обычно порядок подачи отработан раз и навсегда, поэтому проблем практически не возникает.

Чашки и чайник (или кофейник) размещаются на подносе, вносимом секретарем, чашка наполняется на ¾ и подается визитеру правой рукой, если об-стоятельства этому не препятствуют, справа от посетителя. Уби-рается чашка тоже правой рукой и слева от гостя.

Если посетитель в кабинете руководителя не один, соблюдается определенная очередность в подаче кофе или чая: сначала посетительнице-женщине, затем посетителям-мужчинам и в последнюю очередь – хозяину кабинета. В том же порядке убирают использованную посуду.

Для работы секретарем не нужно обладать особыми знаниями, способностями, им может работать любой человек. Не совсем так. Для работы секретарем не нужно оканчивать вуз, достаточно окончить специализированные курсы.

Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы машинописи, стенографии, обретение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыков работы в 1С.

Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, таких как: умение человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на поведение окружающих, устойчивость к стрессам. Психологи называют данную совокупность качеств «эмоциональным интеллектом».

Удается это далеко не каждому, этому не учат в вузе, это не зависит от умственного интеллекта человека.

Работать секретарем легко. Нужно всего лишь отвечать на звонки, варить кофе, подавать документы на подпись. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваться с переработками, постоянной реорганизацией своего графика в соответствии с расписанием шефа. Работа секретарем часто эмоционально выматывает.

Когда дел бывает не много, что случается крайне редко, часто подгружают дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т.п. А если у босса плохое настроение, первый кто попадает под горячую руку, это секретарь. К тому же хороший секретарь является миротворцем компании, она способна предотвратить возможный «шторм». Этого, конечно же, нет в служебной инструкции.

Но от умения «держать удар» зависит степень взаимосвязи секретаря с руководителем. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с коллективом, поддерживать со всеми сотрудниками ровные, деловые отношения, никого не выделяя.

Помимо этой искусной психологической работы, в обязанности секретаря входит ведение деловой переписки, планирование рабочего дня шефа, ответы на всевозможные звонки, приём деловых партнеров, контроль работы приемной, а иногда и всего офиса.

30 Июл 2018      yslygiur         117      

Источник: https://urist-yslugi.ru/test_category/nachalnik-i-sekretar-otnosheniya

Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем

Секретарь и начальник отношения

В работе секретаря очень важно уметь выстроить общение с сотрудниками, посетителями офиса, и, особенно, с руководством. Как правило, секретарь или офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителем, и от того, насколько правильно будут выстроены отношения с начальством, зависит не только продвижение по службе, но и комфортность работы в целом.

Давайте разберемся, зачем нужно следовать деловому этикету секретарю и как он помогает в общении с руководителем.

Деловой этикет секретаря

Профессия секретаря предполагает постоянную коммуникацию с людьми и налаживание внутренних и внешних связей компании.

Секретарь — тот человек, который встречает клиентов и партнеров в офисе, доносит важные поручения начальства до коллег и выполняет распоряжения руководства.

Потому для секретаря важны хорошие манеры, эмоциональная сдержанность и умение сглаживать острые углы в общении. Деловой этикет как раз помогает в этом.

Современный деловой этикет — это свод правил, рекомендуемых к применению. Они не обязательны, но значительно помогают при общении с разными людьми в деловом мире и позволяет сформировать положительный имидж компании в глазах клиентов и сотрудников.

Этикет позволяет установить приемлемые для каждого участника беседы границы и продуктивно проводить переговоры.

Следовать деловому этикету — значит быть тактичным, лояльным, доброжелательным к собеседнику, это умение контролировать свои эмоции и вежливо общаться с любым человеком, профессионально разрешать конфликтные ситуации.

Секретарь, который знает и использует деловой этикет в работе, быстрее может продвинуться по карьерной лестнице и завоевать расположение сотрудников и руководства. Умение выстроить здоровые отношения с коллегами и с руководством — важное качество, которое показывает профессионализм сотрудника.

Выстраивание отношений с руководством — дело тонкое, тут нужно учитывать психологические аспекты личности начальника, его темперамент, привычки. Применяя определенные правила при общении с руководством, наладить контакт не составит труда.

Правила отношений руководителя и секретаря

Рабочие отношения — это сложный процесс, который также требует усилий. Особенно сложно правильно установить границы в общении между руководителем и секретарем. За последние годы сложился двусмысленный образ отношений секретаря и руководителя. Анекдотичные ситуации, когда секретарь и руководитель вступают в романтические отношения в наше время нередки.

Но все-таки, большинство секретарей идут на работу за профессиональным развитием, а не личными отношениями. В таком случае, нужно уметь обозначить границы отношений с руководством и твердо пресекать любые попытки нарушить их. Не стоит бояться потерять работу. Большинство начальников предпочтут сохранить деловые отношения и не променяют профессионального помощника на мимолетный роман.

Чтобы уметь правильно выстроить отношения с руководством, стоит понять, какой тип управления характерен для вашего босса. Психологи выделяют несколько типов управления руководителей:

  • Авторитарный. Таких начальников еще называют «тиран» Стиль управления — жесткий, бескомпромиссный, минимум свободы действий у сотрудников. Авторитарный начальник не прислушивается к подчиненным, он считает свое мнение единственно верным. Как правило, люди с авторитарным типом правления холерики. Они экспрессивны, быстро выходят из себя, могут накричать из-за мелочи. Общаться стоит с ними осторожно, но твердо. Не показывайте страх и не робейте, но всегда уважительно говорите. Если начальник не успокаивается, постарайтесь переключить его, например, попросить позвонить кому-либо или открыть окно. Такой прием помогает снизить степень напряженности.
  • Демократический. Работать под таким руководством одно удовольствие. Руководитель-демократ старается быть всем «братом», «другом» на работе. Как правило, в компаниях такого типа управления субординация практически отсутствует. Начальник проявляет живой интерес к личности каждого сотрудника, прислушивается к их мнению и поддерживает инициативы. Демократичный стиль управления способствует благоприятной рабочей атмосфере и считается наиболее эффективным. С начальником просто установить контакт, потому что он сам будет стремиться к этому. С вашей стороны потребуется лишь искренняя заинтерсованность и желание построить здоровые рабочие отношения.
  • Анархический. Характерные черты этого стиля — отсутствие какого-либо согласованности в действиях и минимум контроля, при достаточной демократии. Сотрудники свободно выражают свое мнение, предлагают новые решения, но ответственных за их исполнение нет. В результате такого управления создается неблагоприятный микроклимат. Сотрудники теряют стимул и мотивацию к работе, потому что нет никакого результата. Начальник легкомысленно относится к задачам и практически не контролирует их решения. Чтобы продуктивно взаимодействовать с таким начальником, придется взять на себя большую часть обязанностей. Контроль за решением проблем, за атмосферу и мотивацию сотрудников ляжет на плечи секретаря.
  • Хаотичный. Самый непредсказуемый тип. Руководитель меняет вектор управления — от авторитарного до анархического. В результате, сотрудники не понимают как взаимодействовать с ним, каких действий от них ждет. Секретарь должен уметь замечать, какое «настроение» у начальника сегодня и выстраивать диалог исходя из этого.

Обычно в работе встречаются смешанные стили управления. Но зная особенности каждого, легко можно построить надежные и доверительные отношения с руководителем. И основные правила делового этикета в этом помогают.

Базовые правила делового этикета секретаря

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета.

  • Обращаться к руководителю на «вы». Это позволит сохранить нужную дистанцию с руководителем и избежать двусмысленных ситуаций.
  • Всегда быть вежливым и тактичным. Чувство такта очень важно в работе секретаря. Умение замечать перемены в настроениях и не задавать лишних, неуместных вопросов или вовремя удалиться из кабинета. Например, когда начальнику кто-то позвонил не стоит стоять и ждать, пока на вас обратят внимания, лучше оставить его в покое и зайти в кабинет попозже.
  • Говорите «спасибо». Выражайте благодарность боссу за его советы и даже замечания. Так он будет понимать, что вы прислушиваетесь к нему и вам важно его отношение к вашей работе.
  • В любых ситуациях оставайтесь профессионалом. Это значит, что вы должны четко понимать свои обязанности и справляться с ними самостоятельно при отсутствии начальника.
  • Проявлять заботу к своему начальнику. Принести с утра чашку кофе или чая, навести порядок на его рабочем столе. Важно уметь предугадывать просьбы начальника. Такая ненавязчивая забота позволит укрепить отношения, сделать их более доверительными и надежными.
  • Всегда сохранять спокойствие. Даже в конфликтных ситуациях. Даже тогда, когда руководитель не в духе и злится по мелочам.

Как вести себя в конфликтной ситуации:

  • Внимательно слушайте руководителя и задавайте вопросы
  • Свою позицию выражайте спокойно, твердо и уверенно
  • Не позволяйте начальнику переходить на личности и оскорблять вас. Сразу пресекайте это.
  • Возьмите на себя ответственность.

    Если вы действительно совершили ошибку, примите это и объяснитесь.

  • Постарайтесь сгладить негатив, рассказав или напомнив о положительных решениях, принятых вами.
  • Обратная реакция. Это прием из психологии. Реагируйте на ситуацию иначе, чем ваш босс.

    Например, он кричит и срывает голос, вы отвечаете ему тихо, спокойно, размеренно. Такой способ позволяет погасить первоначальный пыл начальника и он неосознанно также начнет разговаривать спокойно.

Деловой этикет для секретаря — это не просто набор правил, это руководство к действию.

Именно следования деловому этикету поможет во многих сложных и неоднозначных ситуациях при общении с руководителем.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/5c1bb2c6df0ae400acde23c0

Юридическое слово
Добавить комментарий